Ведение учета рабочего времени

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

  • вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
  • осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
  • располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Три бланка, рекомендованные для работы, скачиваются бесплатно отличаются способом, которым предприятие ведет подсчет времени, фактически проведенного сотрудником на работе, а также формой организации:

Форма Т-13 Применяется на предприятиях с установленным на проходной турникетом, автоматически фиксирующим время прибытия и убытия персонала, с возможностью заполнения информации ручным способом или с помощью программы Excel на компьютере.
Т-12 Представляет собой универсальную форму, допустимую к заполнению вручную, в которой предусмотрен дополнительный раздел, призванный отражать расчет оплаты фактически выполненной работы.
0504421 Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей).

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Образец заявления о назначении ответственного за табель учета рабочего времени
Образец заявления о назначении ответственного за табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным): Т-13 для ноября По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале. В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений.

В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Правила ведения и оформления журнала учета рабочего времени сотрудников

Правила ведения и оформления журнала учета рабочего времени сотрудников

Журнал учёта рабочего времени — документ, в котором указывается, когда сотрудники приходят на предприятие и когда они его покидают.

Журнал учёта рабочего времени — это документ, необходимость в котором появляется, когда число сотрудников компании становится достаточно значительным, в результате чего у руководства или у ответственных сотрудников более нет возможности фиксировать их появление «на глазок». Тогда эту функцию берёт на себя документ.

Стоит отметить, что в законодательстве не указана обязательность его ведения и на предприятиях с большим количеством персонала.

Также для него не предусмотрена стандартная форма, требования ограничиваются существующими в делопроизводстве в целом.

Поэтому предприятия сами могут устанавливать детали для собственных журналов учёта в соответствии с потребностями той или иной компании.

Журнал учёта может служить для решения следующих задач:

  • определение количества времени, которое проработал персонал с ненормированным рабочим днём;
  • регистрация фактов опозданий и ранних уходов с работы;
  • занятие кров на сверхурочных работах.

Таким образом, с использованием данного документа можно осуществлять точно фиксацию времени, которое все сотрудники проводят на своём месте.

Кроме того, на журнал можно ссылаться, если между работодателем и работником возникают споры в отношении тех или иных вопросов, относящихся к рабочему времени.

Равным образом на данный журнал допустимо ссылаться в суде, с той оговоркой, что вести его требуется правильным образом. При обнаружении нарушений он может быть не принят как доказательство.

Основные способы контроля рабочего времени

Основным способом контроля рабочего времени по сей день является предмет этой статьи, то есть журнал учёта рабочего времени, который может иметь как бумажную, так и виртуальную форму. Однако наряду с ним доступны и иные варианты. К ним относятся:

  • электронный пропуск, выполненный в форме магнитной карточки, посредством которой проходят через турникет, посредством такого способа также всего можно выяснить время прибытия и убытия сотрудников;
  • биометрический учёт, это самый современный способ, он предполагает, что сотрудники проходят на рабочее место по отпечаткам пальцев.

Общие правила оформления

Уже упоминалось, что общей формы для данного документа не существует. По этой причине каждое предприятие имеет возможность разработать её собственными усилиями на основе образцов, которые можно найти в интернете.

В частности, различается количество граф, на которые будет разлинован лист. Оно зависит от целей, на которые ориентируется работодатель. К примеру, не слишком сложный по форме журнал учёта может включать следующие колонки:

  • число;
  • фамилия и инициалы сотрудника и место его работы;
  • подразделение предприятия, к которому он относится;
  • время прибытия сотрудника на место;
  • подпись, поставленная им при прибытии;
  • подпись лица, ответственного за посещаемость;
  • время ухода сотрудника;
  • число часов, отработанных им на предприятии в этот день;
  • отметка о несоблюдении рабочего графика (причиной может быть работа сверхурочно, задержка, имеющая уважительную причину, а также опоздание);
  • подпись сотрудника при уходе;
  • подпись лица, отвечающего за посещаемость.

Стоит уточнить, что с одной стороны этот перечень не исчерпывающий, в документ можно добавлять другие графы, с другой же стороны он не является и обязательным и при необходимости некоторые колонки из него могут быть исключены.

Так как в законодательстве не определены правила ведения данного документа, требуется определить их локально-нормативным актом.

В частности факт ведения журнала может быть указан в Правилах, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В то же время образец журнала можно ввести приказом руководителя.

В дальнейшем документ требуется оформлять по всем правилам, которые были предписаны в его отношении локальными актами.

Данный журнал нужно оформлять с соблюдением следующих общих требований делопроизводства:

  • необходимо ввести сквозную нумерацию и пометить номерами все его листы;
  • требуется прошить данный документ, при этом нитки выводятся на его последний форзац, где их завязывают и придают концам длину не менее 5–7 сантиметров;
  • на последней странице требуется поставить пломбу, которая имеет форму бумажного прямоугольника, прикреплённого концам шнуровки, в этот прямоугольник следует вписать число листов, также на него ставится подпись руководителя предприятия либо ответственного сотрудника.

Также в журнале (на форзаце или в ином месте) следует указать ряд основных сведений, в частности:

  • наименование компании либо её структурного подразделения, если журнал ведётся для сотрудников составной части предприятия;
  • число, когда журнал начали вести;
  • число, когда в него была внесена последняя запись;
  • фамилия имя отчество и пост лица, назначенного ответственным за ведение журнала.

В случаях, когда ведение журнала ведут сменяющие друг друга лица, к примеру, охранники, имеет не назначать единственного ответственного работника. Тогда указывают должность, которую он занимает.

Следует повторить, что эти требования не относятся к законодательным, принятым именно в отношении журнала учёта рабочего времени, но являются общими требованиями делопроизводства. Однако их соблюдение необходимо, особенно по прошивке и нумерации документа.

Способы заполнения

Равным образом отсутствуют и обязательные требования к порядку заполнения, и эти требования также рекомендуется утвердить локальным нормативным актом. Существуют два основных способа его ведения:

  • ответственный сотрудник (либо лично, либо занимающий надлежащую должность, охранника или иную,) заполняет все графы, а другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно;
  • сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

  • записи производятся только ручкой, использование карандаша категорически не допускается;
  • записи должны быть такими, чтобы их было несложно разобрать;
  • при необходимости изменить внесённую информацию корректор желательно не использовать, текст рекомендуется зачеркнуть единственной чертой и написать верный текст над перечёркнутым;
  • пустые строки недопустимы, если они образуются, их заполняют прочерком на всю длину.

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность. При наличии нескольких подразделений руководитель может определить сотрудника, курирующего собственный журнал учёта каждой структурной единицы.

Стоит отметить, что в наши дни, наряду со стандартным ведением журнала вручную возможно также его оформление с использованием бланка в компьютере, а также посредством специального приложения.

Программы могут предоставляться организацией-поставщиком на несколько месяцев, этот способ подразумевает, что их отдают в аренду. Это сравнительно доступный вариант. Другая опция — бессрочное приобретение ПО предполагает, что заплатить придётся существенно больше.

В чём разница  с табелем учёта

Данный документ необходимо отличать от табеля.

В табеле указывается лишь то, сколько всего часов сотрудник проработал в данные сутки. Поэтому менее содержательный табель можно заполнять на основании журнала, в котором указывается и точное время прибытия сотрудников на рабочее место, а также их ухода с него.

Какие госорганы контролируют

Для работодателей предусмотрена необходимость отслеживать время появления сотрудников на работе и их уход с неё. При этом форму данного контроля руководство предприятия устанавливает самостоятельно.

Представители контролирующих ведомств отслеживают, насколько корректно производится учёт по принятой форме, насколько она соответствует требованиям делопроизводства, которые, как указывалось выше, носят обязательный характер.

В частности, проверить, как оформлен данный документ, имеют право налоговые органы, так как именно на его основании сотрудникам выплачивается заработок, а, следовательно, в дальнейшем и налоги с него в бюджет. И если данный журнал составлен неверно, то ненадлежащей окажется и величина платежей.

Также доступ к этому документу может получить Фонд Социального Страхования, который имеет право проверить, правильно ли определялся размер пособий, к примеру, по уходу за ребёнком либо на основании больничного листа. Аналогичное право есть у Федеральной инспекции труда.

При этом отсутствие данного журнала считается существенным нарушением трудового права, результатом чего будет штраф.

Вашему вниманию видео об автоматизации учета рабочего времени сотрудников.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/zhurnal-ucheta.html

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

  • данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
  • информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
  • отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.

В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.

Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.

Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.